Planning du personnel d’un restaurant : le faire simplement et dans les règles

Comment faire le planning du personnel d’un restaurant ?

Le planning est l’un des outils de gestion les plus importants d’un restaurant. Les charges de personnel sont souvent le premier poste de dépenses avec les achats de matières : un planning mal ajusté fait perdre de l’argent lors des services calmes, et dégrade la qualité lors des services pleins.

Il compte aussi beaucoup pour l’équipe. Connaître ses horaires à l’avance permet d’organiser sa vie. Un planning qui change sans arrêt use les gens et fait partir les meilleurs. Ce guide fait partie de notre guide Gérer un restaurant.

Comment prévoir l’activité de chaque service ?

Tout part d’une estimation des couverts. Elle n’a pas besoin d’être parfaite : il suffit qu’elle soit meilleure qu’une intuition. Pour chaque service de la semaine à venir, regardez :

• les réservations déjà enregistrées ;
• les couverts réalisés le même jour les semaines précédentes (votre caisse les donne) ;
• les événements prévus : jour férié, vacances scolaires, match, marché, salon, concert à proximité ;
• la météo, surtout si vous avez une terrasse ;
• les groupes et privatisations confirmés.

Classez ensuite chaque service dans un niveau : calme, normal ou plein. Trois niveaux suffisent pour la plupart des restaurants.

Combien de personnes prévoir par service ?

Il n’existe pas de ratio valable pour tous : tout dépend de votre carte, de votre salle, de votre service à table ou au comptoir. Le plus simple est de construire votre propre grille à partir de services réels où l’équipe était « juste bien ».

Notez aussi les tâches hors service : mise en place, réception des livraisons, inventaire, nettoyage approfondi. Elles prennent des heures qu’on oublie souvent de planifier, et ce sont elles qui débordent en fin de journée.

Pour ajuster cette grille, utilisez un indicateur simple : le nombre de couverts servis par heure travaillée. S’il baisse nettement sur un type de service, vous avez probablement trop de monde ce jour-là. Voyez aussi notre guide sur la rentabilité d’un restaurant.

Quelles règles de durée du travail et de repos respecter ?

En France, le planning doit respecter le Code du travail et la convention collective applicable. Pour la plupart des restaurants, c’est la convention des hôtels, cafés, restaurants (HCR, IDCC 1979), qui adapte plusieurs règles à la profession (durée du travail, heures supplémentaires, repos). Les règles générales ci-dessous sont celles du Code du travail présentées par Service Public ; vérifiez toujours ce que prévoit la convention HCR pour votre cas, avec votre expert-comptable si besoin.

Le piège de la coupure et des fermetures tardives

Avec les services du midi et du soir, la règle la plus souvent oubliée est le repos de 11 heures. Exemple : un serveur qui finit à 0 h 30 après le service du soir ne peut pas reprendre avant 11 h 30 le lendemain. Le placer sur la mise en place de 10 h serait une erreur.

Restaurants saisonniers

Les hôtels, restaurants et traiteurs ouverts seulement une partie de l’année peuvent reporter le repos hebdomadaire, à condition d’accorder au moins 2 jours de repos par mois.

Mineurs et apprentis

Les règles sont plus strictes pour les moins de 18 ans, par exemple 12 heures de repos quotidien au minimum entre 16 et 18 ans. Vérifiez-les avant de les placer en fin de soirée.

À quoi ressemble un bon planning hebdomadaire ?

Une feuille par semaine, une ligne par personne, une colonne par jour. Indiquez les heures de début et de fin de chaque période, pas seulement « midi » ou « soir ».

Avant de publier, faites une relecture rapide :

• chaque service a l’effectif prévu pour son niveau ;
• personne n’enchaîne une fermeture et une ouverture sans 11 heures de repos ;
• chaque journée de 6 heures ou plus comporte une pause d’au moins 20 minutes ;
• le total de chacun respecte son contrat et les durées maximales ;
• chacun a son repos hebdomadaire ;
• les congés posés sont bien pris en compte ;
• les tâches hors service (livraison, inventaire) ont quelqu’un.

Gardez les plannings réalisés : ils servent à calculer les heures payées, et à prouver les horaires effectués en cas de question.

Comment communiquer le planning à l’équipe ?

Le planning n’est utile que si tout le monde le connaît. Quelques habitudes simples :

• Publiez-le tôt, idéalement au moins une semaine à l’avance, toujours le même jour.
• Affichez-le dans l’office ou le vestiaire, et envoyez-le en photo ou par une application de messagerie de l’équipe.
• Prévenez vite en cas de changement, en parlant directement à la personne concernée.
• Équilibrez les week-ends et les fermetures sur le mois : c’est un sujet de tension fréquent.
• Écoutez les contraintes : garde d’enfants, études, transports. Un planning qui en tient compte, c’est moins d’absences.

L’affichage obligatoire

Indépendamment des plannings individuels, l’employeur doit afficher les horaires collectifs de travail (heures de début et de fin, durée des repos). Si le repos hebdomadaire n’est pas donné le dimanche, les jours et heures de repos collectifs doivent être communiqués. La liste complète des affichages est sur Service Public Entreprendre.

Comment ajuster son planning dans le temps ?

Une fois par mois, prenez dix minutes pour comparer le prévu et le réalisé :

• les services où l’équipe a été débordée : avaient-ils été sous-estimés ?
• les services trop calmes pour l’effectif : faut-il revoir la grille ?
• le total d’heures du mois rapporté au chiffre d’affaires : la part du personnel augmente-t-elle ?
• les heures supplémentaires : sont-elles ponctuelles ou devenues habituelles ?

Si les mêmes services sont toujours calmes, il est parfois plus rentable de fermer ce créneau que de le tenir à perte, ou d’y créer une animation pour le remplir. Voyez notre guide Développer son restaurant pour les idées.

Si vous manquez régulièrement de monde, c’est peut-être le moment de recruter : voyez comment recruter en restauration.

Dernier conseil : associez l’équipe. Demandez une fois par trimestre quels créneaux sont les plus difficiles et pourquoi. Une équipe qui a son mot à dire sur le planning le respecte mieux, s’arrange de bonne foi pour les échanges et vous prévient plus tôt quand quelque chose coince. Un planning construit ensemble est aussi plus facile à expliquer quand il faut faire un choix impopulaire, comme demander à tout le monde d’être là un week-end de fête.

Le guide du restaurateur

Ouvrir, gérer, développer : chaque étape a son guide complet et ses guides détaillés, avec leur temps de lecture.

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Pour aller plus loin

• Gérer un restaurant : le guide complet
• Recruter en restauration
• Rentabilité d’un restaurant
• Politique d’annulation de réservation
• Réduire les no-shows au restaurant