Quelle caisse enregistreuse pour un restaurant ?
Une caisse de restaurant ne sert pas seulement à encaisser. Bien choisie, elle évite les erreurs de commande entre la salle et la cuisine, accélère l’addition aux heures de pointe et vous donne chaque soir les chiffres qui comptent : chiffre d’affaires, couverts, ticket moyen, plats vendus. Mal choisie, elle ralentit le service et vous enferme dans un contrat coûteux.
Ce guide fait partie de notre dossier Gérer un restaurant. Il ne cite aucune marque : les offres changent vite, et la bonne caisse dépend de votre façon de travailler.
Le logiciel de caisse sécurisé est-il obligatoire ?
Oui, dans la plupart des restaurants. Selon impots.gouv.fr (page modifiée le 14 octobre 2026), l’obligation concerne les assujettis à la TVA, quel que soit leur secteur, qui vendent à des clients particuliers sans leur faire de facture et qui enregistrent ces ventes dans un logiciel ou un système de caisse.
Ce que le logiciel doit garantir
Quatre conditions, pour permettre le contrôle de l’administration fiscale : l’inaltérabilité (on ne peut pas effacer ou modifier une vente sans laisser de trace), la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Dans un logiciel qui fait beaucoup de choses (réservation, stocks, caisse), seules les fonctions de caisse doivent être certifiées.
Le justificatif
Vous prouvez la conformité avec un certificat délivré par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle fournie par l’éditeur du logiciel. La loi de finances pour 2026 a rétabli cette attestation, dont la suppression était prévue au 31 août 2026, selon impots.gouv.fr. Demandez le document à votre fournisseur dès l’installation et gardez-le avec vos papiers.
Qui n’est pas concerné
- les entreprises en franchise en base de TVA, dont les micro-entrepreneurs qui ne facturent pas de TVA ;
- les entreprises qui vendent exclusivement à des professionnels (elles font des factures) ;
- les assujettis qui ne réalisent que des opérations exonérées de TVA ;
- les simples terminaux de paiement par carte, qui ne sont pas des caisses.
La sanction
Une entreprise qui ne peut pas présenter de justificatif est passible d’une amende de 7 500 €, selon impots.gouv.fr. Le plus simple pour l’éviter : ne jamais encaisser sur un outil « maison » (tableur, application non certifiée) et vérifier le justificatif avant de signer.
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Combien rapportent des réservations en direct ?
Le simulateur estime ce que vous rapportent des réservations en ligne sans commission et des clients qui préviennent au lieu de ne pas venir.
Comment paramétrer la TVA dans la caisse d’un restaurant ?
Un restaurant applique plusieurs taux de TVA sur la même addition. Selon Service Public Entreprendre, les cas courants sont :
| Vente | Taux |
|---|---|
| Plats et boissons sans alcool servis sur place | 10 % |
| Plats à emporter ou livrés pour être mangés tout de suite | 10 % |
| Boissons alcoolisées, sur place ou à emporter | 20 % |
| Certains produits vendus à consommer plus tard | 5,5 % |
Dans la caisse, chaque article doit porter le bon taux, et un même article peut avoir deux taux selon qu’il est vendu sur place ou à emporter. Les menus qui incluent une boisson alcoolisée demandent une répartition du prix entre les taux : vérifiez que votre caisse sait le faire, ou faites-vous aider de votre comptable. Toutes les règles et un exemple chiffré de menu avec vin sont dans la TVA dans un restaurant.
- Créez vos articles avec le bon taux avant le premier service.
- Prévoyez un bouton « sur place » et « à emporter » si vous vendez les deux.
- Faites un ticket test de chaque cas et montrez-le à votre comptable.
- Revérifiez les taux à chaque changement de carte ou nouvelle offre (vente à emporter, épicerie).
Quelles fonctions sont vraiment utiles en restaurant ?
Toutes les caisses encaissent. Ce qui fait la différence en restaurant, ce sont les fonctions de service.
| Fonction | Ce qu’elle vous apporte |
|---|---|
| Plan de salle et tables | Ouvrir une note par table, voir d’un coup d’œil les tables occupées |
| Envoi en cuisine (bon imprimé ou écran) | Moins d’erreurs, plus de cris entre salle et cuisine, ordre d’envoi des plats |
| Prise de commande sur tablette ou téléphone | Moins d’allers-retours, commande envoyée depuis la table |
| Addition partagée | Diviser par personne ou par plat sans calcul à la main |
| Modificateurs et options | Cuisson, accompagnement, allergie, sans supplément ou avec |
| Plusieurs moyens de paiement sur une note | Carte, espèces, titres-restaurant, mélangés |
| Rapports | Chiffre d’affaires, couverts, ticket moyen, ventes par plat et par serveur |
| Export des données | Envoyer les chiffres au comptable, changer de caisse sans tout perdre |
Méfiez-vous des fonctions que vous n’utiliserez jamais : elles compliquent l’écran et l’apprentissage de l’équipe. Une petite crêperie n’a pas les mêmes besoins qu’une brasserie de 120 couverts.
Comment choisir sa caisse sans se tromper ?
Avant de signer, posez ces questions à chaque fournisseur, par écrit si possible :
- Le logiciel est-il sécurisé ? Pouvez-vous me fournir le certificat ou l’attestation individuelle ?
- Que comprend le prix : logiciel, matériel (écran, imprimante, tiroir, imprimante cuisine), installation, formation, assistance ?
- Le matériel est-il acheté, loué ou prêté ? Que se passe-t-il à la fin du contrat ?
- Quelle est la durée d’engagement, et comment résilier ?
- L’assistance répond-elle le soir et le week-end, quand vous êtes ouvert ?
- La caisse fonctionne-t-elle sans internet pendant une coupure ?
- Puis-je exporter mes ventes et mes articles si je change de caisse ?
- Gère-t-elle mes taux de TVA, mes menus et la vente à emporter ?
Demandez une démonstration sur vos propres cas : une table de six qui paie en trois fois, un menu avec un verre de vin, un plat à emporter. Faites-la essayer par la personne qui encaisse le plus souvent. Et demandez à d’autres restaurateurs du quartier ce qu’ils utilisent et ce qu’ils en pensent : c’est souvent l’avis le plus utile.
Quels chiffres tirer de sa caisse chaque jour ?
Votre caisse enregistre tout ce dont vous avez besoin pour piloter le restaurant. Encore faut-il regarder les bons chiffres, au bon rythme.
| Chiffre | Comment le lire | Quand |
|---|---|---|
| Chiffre d’affaires HT | Par service, comparé à la même journée de la semaine précédente | Chaque soir |
| Couverts | Midi et soir séparés | Chaque soir |
| Ticket moyen | Chiffre d’affaires HT divisé par les couverts | Chaque semaine |
| Ventes par plat | Les plats qui se vendent, ceux qui ne se vendent pas | Chaque mois |
| Annulations et remises | Un nombre anormal mérite une explication | Chaque semaine |
Exemple fictif : un mardi soir à 2 480 € HT pour 96 couverts donne un ticket moyen d’environ 25,83 € HT. S’il était de 24 € les mardis précédents, une suggestion de dessert ou un vin au verre ont peut-être fait la différence. Ces chiffres nourrissent votre suivi de rentabilité et vos actions pour augmenter le ticket moyen.
Caisse, réservations, fichier clients : comment les faire travailler ensemble ?
La caisse sait ce que les clients ont mangé ; l’outil de réservation sait qui ils sont et quand ils viennent. Les deux se complètent, mais ce n’est pas le même métier. Avant de choisir une caisse « qui fait tout », vérifiez qu’elle fait bien chaque chose, en particulier la réservation en ligne et le fichier clients, et que vous gardez la main sur vos données.
- Les réservations du jour vous donnent le nombre de couverts attendus : utilisez-les pour préparer le service et le planning.
- Le fichier clients, tenu avec l’accord des clients, sert à reconnaître les habitués et à les faire revenir.
- Les chiffres de caisse vous disent si vos actions (soirée à thème, nouvelle carte) ont marché.
Pour l’ordre dans lequel équiper votre restaurant, voyez digitaliser son restaurant, et pour le fichier clients, le CRM restaurant.
La check-list de mise en place de la caisse
À faire avant le premier service, et à revoir à chaque changement important :
- Justificatif de conformité (certificat ou attestation) reçu et classé.
- Articles créés avec les bons prix TTC et les bons taux de TVA, identiques aux prix affichés.
- Menus et formules paramétrés, avec la répartition des taux si une boisson alcoolisée est incluse.
- Plan de salle et numéros de tables à jour.
- Imprimantes cuisine et bar testées.
- Un code par serveur, pour suivre les annulations et les ventes.
- Moyens de paiement acceptés testés (carte, espèces, titres-restaurant).
- Procédure en cas de panne ou de coupure internet connue de l’équipe.
- Clôture de fin de journée et envoi des chiffres au comptable organisés.
Les prix encaissés doivent correspondre aux prix affichés à l’intérieur et à l’extérieur : le détail des affichages est dans les affichages obligatoires d’un restaurant.
Le guide du restaurateur
Ouvrir, gérer, développer : chaque étape a son guide complet et ses guides détaillés, avec leur temps de lecture.
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Ce guide pour votre métier
Pour aller plus loin
Sources
Les règles citées dans ce guide viennent de ces pages officielles, consultées le 28 octobre 2026.